El Dashboard es lo primero que ves al entrar. Aquí tienes un resumen de todo lo que está pasando en el CRM.

Aquí están todos los clientes. Cada fila es una empresa con sus sistemas y vencimientos de licencias CONTPAQi.

Cada fila de empresa tiene 7 botones organizados en dos filas:

Registra cada vez que hablas con un cliente: llamadas, correos, reuniones o notas importantes. Así todo el equipo sabe qué pasó con cada empresa.

Las tareas son recordatorios que asignas a una empresa. Aparecen en el Dashboard y en el panel lateral de la empresa.

Un ticket representa una solicitud de soporte de un cliente. Puedes crear tickets manualmente o aceptarlos del portal público que llenan los clientes.

Si al revisar los tickets del portal público (🌐) la empresa o el contacto que puso el cliente no existen todavía en el CRM, aparece un botón "🏢 Agregar empresa..." o "👤 Agregar contacto...". No crea nada solo — abre el formulario normal de Nueva Empresa o Nuevo Contacto ya prellenado con lo que puso el cliente (nombre, correo, teléfono), para que lo revises, completes (RFC, etc.) o corrijas antes de darle Guardar.

El SLA (Service Level Agreement) es el tiempo máximo que debería tomar resolver un ticket según su prioridad.

Dentro del detalle de cada ticket hay una sección plegable "Actividad del ticket" que registra automáticamente quién creó el ticket, quién cambió el estado (y de qué a qué), y quién cambió el agente asignado — con fecha y usuario. Es información de solo lectura, útil cuando varios usuarios trabajan los mismos tickets y necesitas saber quién hizo qué.

Al crear o editar un ticket puedes abrir el bloque opcional "📅 Programar atención": elige fecha, hora y el agente asignado (solo usuarios activos del CRM). Si además marcas "Enviar recordatorio WhatsApp 30 min antes" y seleccionas destinatarios, el CRM le pide a n8n que lo avise por WhatsApp media hora antes de la hora programada — requiere tener n8n configurado (ver 🤖 Automatizaciones). Los tickets con fecha programada muestran un badge 📅 en la lista; si ya pasó la hora y el ticket sigue abierto, el badge se pone en rojo. Usa el botón 📅 Agenda junto a los filtros para ver solo esos tickets, ordenados por fecha y hora.

Junto a Estado hay un campo Facturación (editable también desde el detalle del ticket): NO FACTURADO por defecto, o FACTURADO. En cuanto un ticket queda a la vez en estado Cerrado y en FACTURADO — sin importar cuál de los dos cambies primero, incluso si el ticket ya llevaba tiempo cerrado y solo marcas Facturación después — el CRM manda automáticamente un correo a Configuración → Correo de soporte avisando del cierre facturado, y — si está configurado — dispara el evento ticket_cerrado_facturado hacia n8n. Solo se manda una vez esa combinación; no se repite en ediciones posteriores mientras el ticket siga Cerrado y FACTURADO. Las opciones de este campo se administran igual que Tipos/Estados/Prioridades en Configuración → Tickets.

Directorio de personas asociadas a las empresas. Cada contacto tiene nombre, cargo, correo y teléfono.

Gestiona cursos, capacitaciones, webinars y cualquier evento donde invites a clientes.

Aquí se configuran las versiones más recientes de cada sistema CONTPAQi. El CRM las usa para comparar con lo que tienen instalado tus clientes.

Guarda búsquedas frecuentes para no tener que configurarlas cada vez. Por ejemplo: "Empresas con CONTABILIDAD cuya licencia vence en 30 días".

Solo los usuarios con rol Admin pueden ver y modificar la configuración.

n8n es un servicio externo que conecta el CRM con WhatsApp: cuando pasa algo en el CRM (un ticket se cierra, se crea un usuario, una licencia está por vencer, etc.), el CRM le avisa a n8n y n8n decide a quién y cómo mandarle el WhatsApp. El CRM nunca manda WhatsApp directo a clientes — solo avisa a n8n.

Pega la URL del webhook de tu instancia de n8n y guarda. El botón 🔌 Probar conexión manda un ping de prueba para confirmar que n8n responde.

Cada persona del equipo que deba recibir avisos por WhatsApp necesita su propia API Key gratis de CallMeBot: desde SU WhatsApp, mandar el mensaje exacto "I allow callmebot to send me messages" al número +34 644 80 93 26, y en minutos llega la API Key por WhatsApp. Con nombre, teléfono y API Key ya se puede activar el destinatario y usar el botón 🧪 Probar para confirmar que el envío funciona antes de depender de él.

Cada evento (ticket cerrado, ticket cerrado con nota interna, usuario nuevo, licencia por vencer, etc.) tiene un interruptor ON/OFF y checkboxes de a quién avisarle. Si el evento está apagado, o no tiene destinatarios marcados, o no hay webhook configurado, el CRM simplemente no manda nada — no truena ni bloquea el guardado.

El botón "📢 WhatsApp" al seleccionar empresas en Versiones manda un solo aviso a n8n con todas las empresas seleccionadas (si el webhook está configurado y la regla "WhatsApp masivo a clientes" está activa). Si no hay n8n configurado, se usa el método anterior (abrir WhatsApp Web una pestaña por empresa) como respaldo.

Además del login de siempre (elegir tu nombre + contraseña), el CRM ahora tiene un sistema de cuentas reales de correo/contraseña — más seguro, y necesario para que solo el equipo autorizado pueda ver los datos.

La pantalla de login tiene protecciones adicionales: el ícono 👁️ junto a la contraseña la muestra/oculta, y si Bloq Mayús está activo aparece un aviso mientras escribes. Después de 5 contraseñas incorrectas seguidas para un mismo usuario, ese usuario se bloquea 15 minutos (el contador se resetea al entrar correctamente). Además, si nadie toca el mouse ni el teclado durante 8 horas, la sesión se cierra sola por inactividad.

El CRM guarda en la nube (Firebase) cada vez que haces clic en "Guardar". Si cierras sin guardar un formulario, los cambios se pierden. Siempre guarda antes de cerrar.

Sí. El CRM funciona en celular y tablet, aunque la experiencia está optimizada para pantalla grande. En celular, el menú lateral se abre con el botón ☰ en la esquina superior izquierda.

Aparece un mensaje breve (toast) en la esquina inferior derecha confirmando el guardado. Si hay un error, el mensaje aparece en rojo. Si salen varios seguidos, se apilan uno arriba del otro.

Las alertas de vencimiento de licencias son solo visuales (banner en el Dashboard) — no se manda correo automático de esas, para evitar avisar a clientes que ya renovaron. Los correos automáticos que sí existen son: registro en un evento (cliente + admin), y notificación de ticket nuevo/reenvío al contacto (con copia al correo de soporte configurado). Si el ticket no tiene correo de contacto registrado, igual se notifica al correo de soporte para que no se pierda.

El botón 🔗 Portal Clientes al fondo del menú abre una página pública donde los clientes pueden enviar tickets de soporte sin necesidad de usuario. Esos tickets aparecen en el Dashboard como notificación para que los revises y los asignes.